Zoom会议基本操作就这几步，新手上手也不费劲
下载与安装步骤
那会儿我第一次用Zoom是帮朋友搞线上聚会，头回接触这软件，第一反应就是去哪儿下载。别慌，这事其实特简单。你搜Zoom会议或者干脆直接进下载站,找到官方那个页面就行。点本页下载按钮就能拿到安装包,Windows版、Mac版都有,连手机端的也有。我自己的习惯是优先看Windows那个蓝色图标安装包,文件大小大概几十MB,不像其他那种上来就几百兆的玩意占空间。下载完双击运行,几步就完事,途中会问你是不是让Zoom自动启动,这个我建议取消勾选,不然每次开机跳出来挺烦人。Mac用户注意,安装时会要求输入系统密码,那是正常的,放心输。
有些朋友说点击安装后弹半天没反应,多半是杀毒软件拦着了。我遇到过360卫士跳出来说发现不明应用,直接点允许就行,Zoom不是病毒。还有装到一半显示网络问题,尤其是公司网或者校园网,可能是防火墙限制了。解决办法也不难:换个WiFi热点,或者用手机开个热点试一下。装完之后桌面会多个绿色图标,点开就能用,不用注册也能入会,但想要主持就得注册个账户,流程极快,填个邮箱收个验证码就行。
注册账户与基本设置
注册过程真不费劲,但有些小陷阱还是得留心。打开Zoom后默认是登录界面,你点“免费注册”那个选项,建议用工作邮箱或者常用邮箱,别用临时邮箱,因为后面收会议链接时临时邮箱容易掉链子。注册完会跳到验证页面,去收件箱找一封来自Zoom的邮件,点里面的蓝色按钮确认。有时候等了五分钟邮件没到,翻翻垃圾箱,我有两次就被丢到那里了。
登录进去头一件事是改个人设置。点右上角你的头像,然后找到设置。这里面我建议调两样:一是视频里的“开启镜像效果”,开着的话别人看你会感觉画面顺眼很多,尤其是对着屏幕打字时不容易反光;二是音频里的“自动连接电脑音频”,勾上之后每次加会就不用手动选耳机还是麦克风了,省掉一步。还有个容易忽略的:虚拟背景。默认给的海边或者天空,效果还行,但你墙上有杂物的话,建议试试上载自己的照片做背景,绿色植物或纯色墙面效果最好,别提花里胡哨的图案,容易人物边缘断裂。
加入会议的方法和注意事项
最常用的就是点邀请链接。对方发你一个像zoom.us/j/后面一串数字,你点一下,浏览器会跳个提示,问要不要打开Zoom。第一次需要确认,之后就没这么麻烦了。还有一种是用会议ID号,数字格式一般是十位或者十一位,比如1234567890。在Zoom主界面中间点“加入会议”,然后输进去就行。注意输数字时别漏掉一两位,我朋友就干过输错导致一直连不上,傻等了十分钟。
加入前最好看一眼视频预览。有时候摄像头开着对着天花板,一进会特别尴尬。我还见过有人披着浴巾入会,那画面…。所以建议提前点“加入会议”里的“预览视频”小按钮,看看自己背景和光线。麦克风也可以先关掉,等人齐了再打开,省得你翻零食或喝水声炸麦。另外连接不上的时候别乱点,试试关掉手机热点重连,或者断开VPN。有些单位网络会屏蔽Zoom,我公司就是,得用手机数据才能进去。
主持一场基本的会议
主持会议跟加入比多了个小门槛。你从首页点“新会议”,选视频开或者关都行,一般先选开。进去后是标准的会议窗口,下面一排按钮:静音、停止视频、共享屏幕等等。第一回主持我手忙脚乱,最怕就是不会邀请人。其实点左下角的“参与者”,然后点“邀请”按钮,复制那个邀请链接发到微信、钉钉就行。或者直接发会议ID,不过推荐发链接,对方点一下就到。
分享屏幕是最实用的功能。点绿色的“共享屏幕”,会弹出窗口让你选窗口位置。别选“整个桌面”,会把你桌面的其他文件都暴露出去,包括私密文件夹。我习惯勾选“仅共享所选窗口”,这样只显示PPT或网页。选了之后底部有个工具栏,你还能加备注,画个红圈标注重点。结束分享点“停止共享”或者按快捷键Shift+Esc,更快。常用技巧:如果你用的是双屏,一个屏放会议、一个屏放内容,操作起来更顺畅,但不建议切太多窗口,容易卡。
音频和视频调整技巧
音频出问题最常见就是别人听不清你说话。先检查麦克风图标有没有红杠,有的话就是静音了。再不行就点麦克风旁的箭头,选“测试麦克风和扬声器”,Zoom会录一段你说话的声音然后播放,能清晰听到自己说明没问题。我在家开会时发现,用笔记本自带麦克风离远一点声音就发虚,换成耳机就好很多。建议有线的,插上就能用,蓝牙有时会延迟。
视频方面,头像不清晰通常是光不对。别背对窗户,那样脸是黑的,最好把摄像头朝向有灯的房间。Zoom里还有个“柔化面容”功能,在视频设置里能开,效果类似滤镜,让皮肤看起来柔和点,但不夸张。另外背景如果太杂乱,虚拟背景是最好的遮丑办法。但记得选颜色均匀的背景墙,你穿黑衣服选了深色背景,整个人就会隐身。
聊天、录制和常见故障处理
聊天面板是开会时大家偷偷发消息的地方,一般人不知道。点会议窗口底部“聊天”图标,就能看到对话框,可以发给所有人或指定人。我经常用这个功能发会议链接或文件链接,比口头说靠谱。还有个重要功能是录制。如果主持人想保留会议内容,点“录制”选“录制到本机”,别选“录制到云端”,除非你付费会员。录完会存成一个MP4文件,默认放在“文档/Zoom”里,用手机录的视频会自动存到相册。
说几个容易踩的坑。第一,会议中途掉线,别急着重启软件,先检查网络,用手机ping一下百度,不通就是网断了,通的话就重启Zoom。第二,进会时密码失效,可能是管理员改了密码,问对方重新发链接。第三,卡画面但声音正常,一般是网速不够,关掉视频,只用音频。如果对方画面卡住,请他关一下虚拟背景,占带宽挺多。还有朋友问过为什么麦克风没声音,检查下系统隐私设置,有些Windows会默认关掉应用麦克风权限,去设置里打开就好。
常见小技巧与新用户提醒
新用户可能不知道Zoom能调出更多功能。比如说在会议进行时按空格键,是一个临时取消静音快捷键,你按住说话,放开又静音,适合偶尔插几句。还有Ctrl+Shift+S调出共享屏幕菜单,效率提高不少。小屏幕的话,可以尝试改显示模式为“群组”或“演讲者”,适应不同会议类型。
另外别小看那个“举手”手势,在设置里可以打开非语言反馈,有个“举手”图标,会议中你按住那个,别人会看到你举手,不用插话。我第一次用这个功能觉得挺傻,后来发现大型会议时它比打字还有用。最后,注意保护隐私。别在公共场合聊敏感话题,尤其用共享屏幕时注意别露出聊天记录。我见过有人共享时桌面弹出了私人聊天窗口,场面一度尴尬。所以每次分享前我会关掉所有不必要的应用,这点真的值牢记。